Hvad der skal ske når jeg ændrer lønningslisten-udbydere?

Timing. Det er nemmest for alle parter til at ændre løn tjenesteudbydere kalenderår enden. På den måde er der ingen tvivl om ansvar for skatteformularer eller indskud. Hver form, depositum eller betaling, begyndende med januar 1 påhviler udbyderen af ny løn. Der er ingen forsøger at afbalancere lønningslisten numre og sørg for, at ingen opsagte medarbejder er savnet og at alle indbetalinger foretaget rettidigt. Hvis du ikke kan ændre ved årets udgang er kalender kvartal afslutning (31. marts, d. 30. juni og September 30) næstbedste. Når det er sagt, hvis du har brug for eller ønsker at du skal kunne ændre på ethvert tidspunkt af året.

Hvor længe skal det vare? Jo større virksomheden i længere tid det vil tage blot fordi de flere medarbejdere der er jo flere data der er. Hvis du har tager ansatte i flere stater, der vil gøre processen længere tid. Du bør dog kunne tage en virksomhed med 50 ansatte og ændre i mindre end to uger fra indsendelse papirarbejde til en payday med udbyderen af ny løn.

Formularer. Udbyderen af ny løn skal give dig et komplet sæt af formularer. Disse vil omfatte bank Autoriseringsformularer, medarbejder dataformularer, direkte depositum Autoriseringsformularer, faktablade på virksomheden, depositum frekvens skatteoplysninger formularer, detaljering indtjening/fradrag/fordele/periodiseringer, lønningslisten indsendelse oplysninger og fuldmagter former. Dette giver udbyderen af ny løn med alle de standarddata, der er nødvendige for at oprette din løn der passer til dine behov, men giver udbyderen af alle de aktuelle data at bringe filer til dato og kunne skabe år ende former som en 940 og W2s.

Hvorfor fuldmagt former? CPA på lønningslisten, vil udbyderen af faxtjenesten behov at form, så de kan diskutere din konto med IRS og din tilstand. Uden disse formularer skal du altid være i midten mellem regeringen og CPA løse problemet. Det fungerer bedst med CPA til at arbejde direkte med agenter og officerer på IRS.

Også skal i formularerne, der være en privacy policy offentliggørelse for dine filer. Den bedste privacy policy er en, der hedder ingen information er givet ud til alle, undtagen under kendelse fra en domstol med kompetent jurisdiktion.

Procedurer. Når du har fuldført alle former og returneres bør dem til den nye løn-udbyder provideren følge op med enhver præciseringer og give yderligere formularer, hvis der er unikke omstændigheder, der kræver yderligere oplysninger. Provideren skal derefter give dig den nødvendige uddannelse for dig at oprette inputdokumenter for løn. De bør gå over med du eller den person, du udpege præcis hvordan lønningslisten angives. De skal vise eventuelle yderligere skridt du som klient skal tage for at holde din lønposter nøjagtig. De skal bekræfte den første dato og den første lønningsdag. De bør besvare eventuelle spørgsmål, du eller dine medarbejdere har om procedurer eller output.

Efter den første løn er indtastet og forarbejdet skal provideren gå over rapporterne og output med dig at sørge for der er ingen spørgsmål eller misforståelser.

Også tjekke de følgende artikler

Lønningssystem, skiftende udbydere. Kapitel One. Grunde til at skifte leverandør

Og

Lønningssystem, skiftende udbydere. Kapitel to. Hvad skal du se efter i en ny udbyder?